Úloha Convention Bureau v kongresové turistice

Téměř celý svůj život se věnuji o práci v cestovním ruchu a z toho téměř 20 let segmentu cestovního ruchu, který nazýváme MICE (Meetings/Incentives/Congresses/Exhibitions). Neskromně si myslím, že tedy rozumím tomu, čemu se obecně říká „eventy“. A celou tuto dobu mě nepřestává překvapovat, jak málo profesionálové v cestovním ruchu využívají služeb Regionálních Convention Bureau. Že jste ten výraz nikdy neslyšeli? Chyba! Chápu, že je to výraz těžko vyslovitelný, nicméně v prostředí profesionálů zcela běžně používaný a celoevropsky přijímaný.

Dokonce i velká PCO (Professional Congress Organizers), národní DMC (Destination Management Companies) či opravdu velké eventové agentury maří svůj čas a energii tím, že místo konzultací s Regionálním Convention Bureau se kamarádí podstatně více s internetovým vyhledavačem. Pochopitelně, že se tím vydají cestou pokusů a omylů, slepých uliček, které pramení z neznalosti prostředí a regionů, anebo nabízejí neustále dokola ta samá místa, což významně snižuje jejich kreativitu. Zajisté se shodneme na tom, že přeci nikdo nemůže znát úplně všechno. A přitom právě Regionální Convention Bureau je místním znalcem, s mnohdy osobním kontaktem, všech míst v regionu, ve kterých můžete váš budoucí event zorganizovat včetně doprovodných programů.

Kolikrát jsem byl svědkem toho, že po základním zadání od klienta (brief), který často bývá velmi vágní, se celé teamy projektových manažerů a kreativců přímo vrhly na internet a vyhledávaly donekonečna možná místa konání a programy, ze kterých pak budou tvořit nabídku. Hodiny a hodiny zbytečné práce. A přitom by to bylo tak jednoduché: stačilo by pouze kontaktovat Regionální Convention Bureau a oni by vám rovnou kvalifikovaně doporučili možná místa a programy, spojili by vás se správnými a zodpovědnými lidmi a tím vám významně zkrátili čas na přípravu nabídky a významně zefektivnili vaši práci.

Ostrava Convention Bureau jako součást vašeho týmu

Zde je pět bodů, ve kterých se pokusím shrnout

poslání Regionálního Convention Bureau:

• Hlavním úkolem Regionálního CVB je být propojovatel mezi poptávkou a nabídkou v regionu.

• CVB je destination marketing agency, která má za cíl promotion daného regionu jako vhodného místa pro skupinový obchodní cestovní ruch – MICE.

• Cílem snažení Regionálního CVB je naplňovat kapacity v regionu zejména ve všedních dnech a v mimosezónním období.

• Vedlejším úkolem Regionálního CVB je být „vyvolávačem zájmu“ o organizace eventů v regionu.

• Regionální CVB má vytvářet vlastní projekty s cílem přivést do regionu větší skupiny.

Chce to pouze dvě věci: jste-li ten, kdo služby nabízí, buďte s vaším Regionálním Convention Bureau v úzkém kontaktu a informujte jej okamžitě o všem, co je u vás nového. Jste-li naopak ten, kdo jakýkoliv event organizuje, kontaktujte Regionální Convention Bureau vždy, když máte poptávku. Regionální Convention Bureau je totiž vlastně váš kolega, udělejte z něj součást vašeho teamu!

A pokud nevíte, kde začít, navštivte: Czech Convention Bureau · #CzechTourism

​

Autor Petr Břinčil.

O autorovi: Petr Břinčil se věnuje přípravě a organizaci kongresů, konferencí a eventů obecně již více než 20 let. Připravil desítky kandidatur pro české odborné asociace, zúčastnil se a organizoval bezpočet mezinárodních kongresů, konferencí či kreativních eventů. „Vím přesně, jak má moderní akce vypadat. Vzhledem ke svým zkušenostem (a věku) jsem se rozhodl být nezávislým konzultantem právě v oblasti organizace akcí bez ohledu na jejich velikost a rozsah či kreativní řešení. Mojí hlavní ambicí je naučit vás přemýšlet o eventech trochu jinak.“